担当が代わった日に、そのサイトは動きますか——運用マニュアルという置き土産

異動の内示が出てから引き継ぎまで、二週間もなかったそうです。
前任者は口頭で一通り説明して去っていき、残された人は最初の更新でいきなり手が止まりました。
どこから入るのかは分かる。
それでも、この画像はどのサイズで作るのが正解なのか、公開前に誰の確認を取る決まりだったのか、そこから先が誰にも分からない。
結局、制作会社に電話がかかってきました。

手順が人の頭の中にしかない状態は、たいてい平和なうちは表に出てきません。
毎週同じ人が同じ作業をしているかぎり、わざわざ書き残す理由がないからです。
困るのは、その人がいなくなった瞬間に更新がまるごと止まること。
やっかいなことに、手順書を作ろうという話は忙しくない時期に出て、忙しくなると消えます。
書く場所が決まっていないのも、地味に効いている気がします。
共有フォルダのどこか、誰かのメール、チャットの過去ログ。
探す手間が惜しくて、また電話をかけることになる。

Containerには、管理画面の中に運用マニュアルとお知らせを置いておける場所があります。
公開サイトとは完全に分かれていて、ログインした人だけが読めます。
本文は投稿記事と同じように見出しや画像、表を組み合わせて作れるので、画面のキャプチャを貼った図解入りの手順書がそのまま書ける。
「マニュアル」と「お知らせ」に分けて整理できるため、ずっと使う手順と今月だけの連絡事項が混ざりません。
読むときは余計なものがない専用の画面になり、同じカテゴリの前後のページへめくれます。
よく使う型は複製して使い回せるので、二本目からはだいぶ楽になります。

完璧な手順書を目指すと、たぶん一生完成しません。
最初は「よくやる更新の三つ」だけでいい。
お知らせを出す、トップの画像を差し替える、担当者を追加する。
それだけでも、次に座る人の最初の一週間はまるで違うものになります。
引き継ぎ書は去る人が残す置き土産というより、いま自分を助けてくれる道具なのだと私は思います。

詳しくは運用マニュアル・お知らせ管理のページをご覧ください。